Los procesos son el engranaje de cualquier empresa. Cada uno contribuye a su correcto funcionamiento, por lo que deben llevarse a cabo de la mejor manera para evitar deficiencias que pongan en riesgo su estructura.
Es por eso que la optimización de procesos se ha convertido en una práctica esencial en las diferentes industrias. La productividad, la eficiencia y la disminución de errores son algunos de los beneficios que brindan los procesos optimizados, resultados de planeación estratégica alineada a los objetivos específicos de cada organización.
De acuerdo con Grand View Research, se espera que el mercado de optimización de procesos crezca a una tasa anual compuesta del 19% entre 2023 y 2030. Esta estadística habla del interés de las empresas por mejorar sus entornos de trabajo y obtener mejores resultados a partir de ello.
En este artículo explicaremos todo acerca de la optimización de procesos, desde qué es hasta cómo elegir los procedimientos que deben optimizarse en tu empresa y las herramientas que te ayudarán a hacerlo de manera exitosa.
¿Qué es la optimización de procesos?
La optimización de procesos es una práctica que se encarga de analizar, medir y mejorar los procesos empresariales. Esto a partir de una evaluación previa de todos los elementos que intervienen en su funcionamiento, personas, áreas, sistemas y herramientas involucradas.
En términos sencillos, es un desglose de la estructura corporativa que mira a fondo las carencias y oportunidades para su posible mejora.
Por ejemplo, el departamento de marketing y sus procesos de creación de campañas; el área administrativa y sus procesos de gestión de nómina, o el área de recursos humanos y su proceso de reclutación de talento.
¿Cómo identificar los procesos que necesitan optimización?
El primer paso para iniciar una optimización de procesos es identificar todos los procesos que forman parte de la organización y cuáles de ellos no están funcionando correctamente o tienen potencial de mejorar.
Las siguientes preguntas pueden servir como guía durante el proceso de análisis:
- ¿Este proceso responde a los objetivos de la empresa?
- ¿Los clientes se encuentran satisfechos con nuestros productos o servicios?
- ¿El personal cuenta con las herramientas necesarias para elaborar los procesos correspondientes?
- ¿Este proceso es demasiado lento e impide cumplir con los tiempos de entrega?
- ¿Los colaboradores se encuentran agotados por el tiempo y esfuerzo invertido en su trabajo?
Después de responder a las preguntas anteriores, es momento de documentar la información recabada y determinar los procesos de mayor importancia. Esto será crucial para implementar las mejoras acordes a las prioridades de la empresa.
3 Herramientas para optimizar procesos empresariales
Diagrama SIPOC
El diagrama SIPOC es una herramienta que permite crear una visión general de un proceso, que de acuerdo a sus siglas se dividen en cinco etapas: Proveedores, Entradas, Procesos, Salidas y Clientes (Suppliers, Inputs, Processes, Outputs y Customers).
Es un formato completamente visual que ayuda a que todos los integrantes de una organización estén alineados y enterados de cada uno de los procesos, además de las actividades y las personas que participan en ellos.
Esta práctica es útil en distintos casos, desde una empresa de materias primas hasta una agencia de marketing o publicidad.
Los 5 porqués
La pregunta es la clave de esta herramienta de optimización de procesos. Como su nombre lo indica, el objetivo de este método es llegar al origen del problema mediante el cuestionamiento consecutivo. Por ejemplo, ¿por qué la entrega de este producto estuvo demorada? Y a partir de ello realizar cinco preguntas más que den respuesta a la problemática inicial.
Six Sigma
Six Sigma es una de las metodologías de optimización de procesos empresariales más conocidas. Su objetivo es simplificar, unificar y reducir la posibilidad de errores al mínimo para impactar positivamente en la calidad, la satisfacción del cliente y el gasto de recursos.
Este modelo se divide en cinco etapas:
- Definir: Es el problema o la falla que impide llevar a cabo el proceso correctamente.
- Medir: Es una evaluación general de la empresa y el estado en el que se encuentra antes de la optimización de procesos.
- Analizar: Es una revisión de los datos obtenidos para llegar a la raíz del problema.
- Mejorar: Es una selección de herramientas para darle solución y mejoría a las problemáticas encontradas.
- Controlar: Es el seguimiento de las mejoras aplicadas para comprobar que la optimización de procesos se completó satisfactoriamente.
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¿Cómo iniciar una optimización de procesos?
Una optimización de procesos exitosa no solo depende de estrategias, sino de tecnología innovadora que impulse las metodologías aplicadas.
En Run IT te ayudamos a acelerar la optimización de procesos de tu organización, sin importar su giro o industria. Solicita una consultoría, a partir de la cual te ayudaremos a identificar el estado real de tus procesos, cuáles son aquellos que se beneficiarían de una optimización, y cómo la tecnología de Microsoft puede ayudarte a optimizar los procesos en tu empresa.
