Los días de realizar procesos contables manualmente han quedado en el pasado. En la actualidad, la implementación de sistemas de contabilidad automatizada es la clave para el éxito empresarial. Estos sistemas no solo ofrecen una serie de beneficios para tu empresa, también satisfacen sus necesidades actuales y permiten ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo.
¿Qué es la contabilidad automatizada?
La contabilidad automatizada se refiere a aprovechar el uso de la tecnología, a través de un software especializado que ayude a simplificar y a resolver de forma automática tareas contables repetitivas.
Este sistema permitirá el registro de transacciones financieras, tales como datos bancarios, recibos, facturas y la importación y clasificación de datos de manera eficiente, evitando el riesgo de errores humanos y agilizando el proceso contable.
Beneficios de la contabilidad automatizada
Los procesos contables de una empresa son fundamentales para su buen funcionamiento, sin embargo, cuando estos se realizan de forma manual, pueden estar sujetos a errores y a requerir de mayor tiempo para su ejecución, además de no contar con la información financiera en tiempo real.
A continuación algunos beneficios de implementar la contabilidad automatizada en tu empresa:
Ahorrar tiempo
Dile adiós a los tediosos libros contables con un sistema de contabilidad automatizada, con el cual ahorrarás tiempo al ingresar tu información una sola vez, y de esta forma lograrás procesos más rápidos y eficientes, así como conciliaciones y reportes de forma automática.
Reducción de errores
Al realizar la contabilidad de forma manual se corre el riesgo de que la información contenga errores, desde la duplicación de datos, hasta omisiones y cálculos incorrectos. Contar con una herramienta contable garantizará la precisión e integridad de los registros.
Mejora la productividad
Agilizar los procesos contables, ayudará a que tu personal pueda tener más tiempo para involucrarse en otro tipo de tareas o proyectos relevantes para el área.
Integración de datos
Te permitirá integrar información que involucre a diferentes áreas de tu empresa, como ventas, compras, etc. Es decir, toda la información financiera de la organización en un solo lugar.
Reducción de costos
Al reducir la necesidad de mano de obra dedicada a tareas contables rutinarias, las empresas pueden ahorrar en costos laborales a largo plazo.
Disponibilidad de la información
La información se mantendrá actualizada y podrás acceder a ella en tiempo real desde cualquier parte del mundo, con solo contentarte a internet.
Cumplimiento normativo
Al mantener toda tu información registrada y actualizada, podrás cumplir con tus obligaciones fiscales a tiempo.
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Retos que puedes enfrentar al adoptar una contabilidad automatizada
Aunque la contabilidad automatizada ofrece numerosos beneficios, aún existen organizaciones que se resisten al cambio, pero esta no es la única de las dificultades por las que se atraviesa durante la transición.
A continuación te presentamos una serie de obstáculos a los que se pueden enfrentar durante la implementación de la automatización de la contabilidad de tu empresa:
Complejidad
Para el personal de una empresa, comenzar a hacer uso de este tipo de sistemas puede ser todo un desafío. En algunas ocasiones estos programas suelen ser poco intuitivos y complejos, lo que hace que la curva de aprendizaje sea difícil y genere resistencia al cambio.
Costo inicial
La implementación de sistemas de contabilidad automatizada requiere de una inversión significativa en términos de software y capacitación del personal. Además, el mantenimiento continuo y las actualizaciones del sistema pueden generar costos adicionales, sin embargo, a largo plazo, puede resultar en un ahorro considerable para la compañía.
Fallas técnicas
Sabemos que la tecnología no siempre es perfecta, y las fallas técnicas pueden aparecer en cualquier momento, ya sea porque no se tiene una buena conexión a internet o bien porque el sistema pueda presentar algún problema o actualización. Aunque la mayoría de las veces los proveedores de este tipo de servicios cuentan con un servicio de soporte, para resolver cualquier tipo de incidencia que se pueda presentar.
Capacitación de personal
Implementar un sistema de contabilidad automatizada requiere de la capacitación del personal, para que comprenda cómo utilizar de forma eficiente el nuevo software y adaptarse a los cambios en los procesos contables.
¿Cómo cambiar a la contabilidad automatizada?
Si quieres o estás por pasar de la contabilidad manual a la automatizada, pero aún tienes dudas o no sabes cómo hacerlo, esta serie de pasos te ayudarán a llevar a cabo este proceso.
- Analiza tus procesos contables actuales para que puedas identificar tus necesidades.
- Investiga diferentes herramientas de automatización y elige el que se adapte a las necesidades y presupuesto de tu empresa.
- Organiza y planifica el periodo de transición, ¡no te olvides de dar aviso a tu área contable!
- Realiza la implementación de forma gradual, prioriza las actividades más urgentes.
- Capacita al personal a cargo del área.
- Realiza pruebas con el software, para que puedas llevar a cabo los ajustes necesarios.
- Decide si quieres vaciar el histórico de toda tu información financiera, o si deseas comenzar de cero.
Contabilidad automatizada vs contabilidad manual
La contabilidad automatizada frente a la contabilidad manual tiene múltiples ventajas, las cuales ya mencionamos anteriormente, pero también se caracteriza por tener un sistema que hará la mayor parte del trabajo, mientras que la contabilidad manual optará por tener más recursos humanos para llevar a cabo diversas actividades.
Entre las principales diferencias que podemos encontrar entre una y otra, tenemos las siguientes:
| Contabilidad automatizada | Contabilidad manual |
| Ayuda a optimizar los procesos contables | Registro manual de datos |
| Mejora la precisión de datos financieros | Propenso a errores |
| Requiere menor tiempo de captura | Requiere mayor tiempo |
| Permite análisis más robustos | Limita el análisis de datos |
| Contribuye al cumplimiento normativo | Dificulta el cumplimiento normativo |
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Optimizar y digitalizar procesos contables no significa dejar de lado la capacidad humana; tener un contador ayudará a la interpretación de datos financieros para la toma de decisiones informadas que puedan beneficiar a la empresa.
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