Explora cuáles son las operaciones automatizadas más comunes y qué retos representa para las empresas que comienzan a implementar la digitalización, así como, consejos prácticos que contribuyen a una mejor adopción de la tecnología.
¿Qué son las operaciones automatizadas?
Una operación automatizada se refiere a la ejecución de un proceso o actividad con la ayuda tecnológica, a través de un software que permite llevarlos a cabo sin intervención humana, de forma eficiente y precisa.
Las operaciones automatizadas pueden abarcar una amplia gama de actividades dentro de una empresa, desde procesos administrativos y contables, hasta operaciones de producción y logística. Estos se implementan con la finalidad de mejorar el flujo de trabajo dentro de la organización, así como para optimizar tiempos y potencializar la productividad del personal.
¿Cómo sistematizar y automatizar un proceso?
En la actualidad existen empresas que aún suelen realizar sus tareas y procesos de forma manual, sin embargo, los tiempos han cambiado, y adaptarse a ellos significa la implementación de procesos automatizados con la ayuda de nuevas tecnologías.
Y seguro te estarás preguntando cómo llevar a cabo esta transición.
Las etapas que se llevan a cabo para sistematizar y automatizar un proceso, son las siguientes:
- Identificación. Se analizan los procesos existentes para detectar posibles modificaciones en los mismos, las cuales ayudarán a eficientar y a automatizar las operaciones en la empresa.
- Modelado. Se modelan los pasos del nuevo proceso a fin de empatarlos con los objetivos organizativos de la empresa.
- Ejecución. En esta fase se implementa el proceso modelado y se ejecuta.
- Monitorización. La herramienta proporcionará indicadores de desempeño para detectar si los procesos se han ejecutado conforme a lo esperado y de acuerdo a los objetivos de negocio.
- Optimización. Con base en los datos del paso anterior, se podrán detectar áreas de mejora sobre los procesos ya existentes, y realizar las modificaciones necesarias de forma ágil y rápida.
Ahora que sabes cómo iniciar este proceso, la siguiente pregunta que puede surgir es “¿Con qué hacerlo?”, y una excelente alternativa es la automatización robótica de procesos (RPA por sus siglas en inglés).
Un sistema RPA permite automatizar y llevar el control de procesos operativos de tareas administrativas que son realizadas por humanos, a través del uso de un software que crea “robots” o bots que puedan ejecutar estas actividades basadas en reglas, además de interactuar mediante una aplicación o sistema de la misma forma en la que lo haría una persona.
Este tipo de software es perfecto para cuando se realizan procesos comerciales a gran volumen, con actividades que suelen ser repetitivas, lo que permite liberar al personal de estas tareas para que puedan enfocarse en otras que requieran mayor atención.
Algunas de las ventajas de contar con un sistema RPA son:
- Ahorro en costos, al optimizar tareas y procesos.
- Mejora la productividad del empleado.
- Mayor precisión y reducción de errores.
- Fáciles de utilizar.
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5 desafíos comunes en operaciones automatizadas
Aunque la automatización de procesos operativos se ha convertido en un factor clave para mejorar la productividad y la eficiencia de las empresas, también se ha enfrentado a varios desafíos.
Falta de claridad en los procesos.
Antes de comenzar una transición de lo manual a lo digital, es esencial contar con un análisis exhaustivo de los procesos operativos que se ejecutan actualmente, para así identificar áreas de mejora y poder asignar responsables durante el proceso.
Resistencia al cambio.
Uno de los desafíos más comunes al implementar sistemas para la automatización y control de procesos, es la resistencia al cambio por parte de los trabajadores, lo cual sucede debido a que algunos pueden sentirse intimidados a perder su trabajo a causa de la tecnología, o bien a que el sistema en cuestión, resulte difícil de operar para el trabajador.
Integración de sistemas.
En ocasiones las empresas poseen varios sistemas o programas que no pueden integrarse entre sí, ya sea porque son sistemas muy antiguos o muy recientes, lo cual se convierte en un reto al momento de buscar simplificar tareas, ya que no puede haber una comunicación efectiva entre estos.
Por ello, es importante tomar en cuenta la coherencia y la compatibilidad entre los programas próximos a implementar.
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Configuración del sistema.
Cada empresa tiene sus propias necesidades y procesos únicos, por lo que encontrar una solución de automatización de procesos operativos que se adapte perfectamente a sus requisitos, puede resultar en una tarea difícil.
Seguridad de datos.
Es importante implementar protocolos de seguridad como cifrado de datos, autentificación de usuarios y monitoreo continuo, ya que durante el proceso de migración de la información se llegan a presentar brechas de seguridad.
5 ventajas de las operaciones automatizadas
La automatización de procesos operativos contribuirá a que tu empresa tenga una mejor gestión empresarial, además de aportar beneficios como los siguientes:
Reducción de costos.
Reduce costos operativos al permitir identificar gastos innecesarios en cada actividad, evitando que el personal realice tareas manuales que puedan implicar un mayor costo para la compañía.
Eficiencia operativa.
Permite liberar tiempo y recursos para redirigirlos en actividades o proyectos de mayor importancia. Además de poder reaccionar de forma rápida y efectiva ante situaciones que puedan representar un problema.
Optimización de tiempos.
Los sistemas automatizados pueden realizar tareas a una velocidad mucho mayor que los humanos, lo que acelera los procesos y mejora los tiempos de respuesta.
Fácil acceso a la información.
Todas las tareas y toda la información necesaria se encontrarán a un solo clic de distancia, lo que permitirá recopilar y analizar datos en tiempo real, proporcionando información valiosa que puede ayudar en la toma de decisiones.
Permite un mayor control.
Al establecer un proceso automatizado, se generan también una serie de pasos que ayudan a llevar a cabo un mejor seguimiento de los datos y de la información empresarial.
Transforma tu empresa con la automatización de procesos operativos
Con las herramientas adecuadas y los consejos prácticos correctos, la implementación de operaciones automatizadas puede transformar por completo a tu empresa.
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