No se puede recuperar el tiempo perdido, por lo que cada minuto invertido cuenta. La tecnología se ha convertido en una amiga inseparable del ser humano en el último siglo, y a nivel organizacional en una excelente aliada en el camino al éxito.
Con la llegada de la Inteligencia Artificial (IA) las empresas han encontrado nuevas soluciones en respuesta a sus necesidades, entre ellas las herramientas de automatización del flujo de trabajo, creadas con la finalidad de reducir tiempos y costos derivados de los procesos manuales.
Tal es su éxito que empresas tecnológicas, como IBM, han anunciado la sustitución de alrededor de 8 mil puestos de trabajo capaces de manejar por IA. Esto no significa que el conocimiento humano será completamente desplazado, sino mejorado, especializado y perfeccionado gracias a la capacidad de respuesta de los sistemas de inteligencia.
En este artículo te explicamos cómo y por qué al automatizar el flujo de trabajo se incrementa la productividad y eficiencia en las organizaciones.
¿En qué consiste la automatización de flujos de trabajo?
Al automatizar el flujo de trabajo es posible tener bajo control cada una de las etapas que intervienen en un proyecto o una empresa en su totalidad. Esto se debe a un software de IA que envía reglas secuenciales para la ejecución de tareas manuales repetitivas.
De esta manera, los procesos de trabajo se simplifican y el esfuerzo de los colaboradores se enfoca en otras áreas de valor para la compañía. Por ende, los errores disminuyen y la eficiencia se incrementa.
Beneficios de automatizar el flujo de trabajo
- Incremento de la eficiencia y productividad
Mejorar la calidad, disminución en los tiempos de entrega y reducción de costos son algunos de los aspectos ligados a una organización eficiente. Los softwares para automatizar el flujo de trabajo ayudan a conseguirlo mediante el seguimiento de datos y envío de información automatizada almacenada en bases de datos.
Una empresa con estas características tiene la posibilidad de alcanzar los máximos resultados con la óptima cantidad de recursos.
- Mejora continua de los procesos
Una compañía exitosa se reinventa constantemente para estar a la altura de sus clientes y competidores.
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo permiten monitorear los procesos en sus diferentes etapas, evaluar el progreso continuamente y asignar tareas a las áreas correspondientes. Esto con la finalidad de agilizar los flujos de trabajo y rectificar los aspectos a mejorar desde la planificación hasta la ejecución.
- Reducción de riesgos y vulnerabilidades
Las acciones manuales están sujetas a errores inherentes al ser humano, que a largo plazo se traducen en pérdidas significativas para una organización.
El procesamiento de datos en tiempo real de un software de automatización de los flujos de trabajo detecta información errónea, con lo cual se disminuyen riesgos que impacten directamente en el crecimiento de la empresa.
- Elimina procesos manuales costosos, lentos y con errores
Las herramientas de automatización de flujos de trabajo facilitan la digitalización organizacional y migración de información en la nube. Contrario a los procesos manuales, que conllevan más tiempo de ejecución y el riesgo potencial de perder y retener clientes.
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Pasos para comenzar a automatizar el flujo de trabajo
Identifica cuáles son los procesos repetitivos en tus operaciones
El envío de correos electrónicos o registro de datos de clientes son algunos ejemplos de tareas repetitivas que pueden entorpecer el flujo de trabajo. Identifica aquellas acciones deficientes o costosas que interfieren en el crecimiento de tu organización, además de las áreas involucradas en su ejecución.
Recopila documentación de casos de éxito o busca orientación de equipo de expertos
Los casos de éxito son un parámetro de futuros logros, ya que permiten identificar en otras empresas las similitudes y diferencias. En este paso es importante considerar los recursos disponibles, tanto el equipo tecnológico habilitado y el personal capacitado en el manejo de nuevas herramientas de software.
Contar con la asesoría de expertos en procesos de digitalización para empresas, como Run IT, te ayudará durante la búsqueda y servirá como apoyo para conseguir fácilmente los resultados esperados.
Diseño del nuevo flujo de trabajo
Al diseñar un nuevo flujo de trabajo tendrás la pauta para elegir las herramientas digitales adecuadas. Con base en ello identificarás las necesidades de la empresa y podrás decidir cuál es la mejor opción acorde a los objetivos planteados.
Comunica y entrena a tu equipo de trabajo
La llegada de nuevas herramientas digitales debe traer consigo la capacitación de los colaboradores para una operación satisfactoria. Esta es una de las fases más importantes, ya que un gran porcentaje de empresas no logran el éxito al no lograr alinear la nueva implementación con la cultura laboral.
Evalúa los resultados y realiza modificaciones necesarias
Automatizar los flujos de trabajo es un proceso que requiere observación, análisis y medición de los resultados. Con ello podrás determinar si es la herramienta adecuada o deben realizarse ajustes.
Herramientas para automatizar flujos de trabajo
La forma más sencilla de llevar la automatización del flujo de trabajo a tu empresa es a través de un software de automatización del flujo de trabajo, como Microsoft Power Automate.
Es importante buscar una solución de automatización del flujo de trabajo que sea intuitiva, flexible y fácil de usar. En Run IT sabemos cuáles son las mejores herramientas de automatización de flujo de trabajo con base a las necesidades de tu empresa.
Somos expertos en la digitalización de procesos para empresas y ponemos a tu alcance soluciones innovadoras para alcanzar la eficiencia deseada. Solicita una asesoría y permítenos acompañarte en el proceso de crecimiento de tu negocio.