La tecnología llegó a revolucionar la gestión documental y ha permitido diversificar las maneras de organizar la información en beneficio de las empresas.
Las montañas de papel y las grandes carpetas de documentos han sido reemplazadas por archivos alojados en la nube en diferentes formatos, con lo cual no solo se reduce el espacio físico de almacenamiento, sino también se facilita el manejo y procesamiento de datos, sin mencionar la ecología y los beneficios al planeta.
En este artículo te presentamos una lista de los cinco mejores software de gestión documental para ayudarte a elegir la herramienta adecuada para tu empresa.
¿Qué es la gestión documental?
Organizar y eficientar el manejo de la información son las funciones principales de un software de gestión documental. Hoy en día son fundamentales para cualquier compañía, en las que diariamente se gestionan datos en diferentes volúmenes para su funcionamiento.
Un software de gestión documental también es esencial en el proceso de almacenamiento y recuperación de información, con el objetivo de que los colaboradores puedan consultarla en cualquier momento y casi cualquier lugar a través de una conexión estable de internet.
¿Por qué es importante contar con un software de gestión documental?
Pese a contar con múltiples avances tecnológicos, los documentos impresos en papel aún son el formato preferido de muchas organizaciones, lo cual tiene como consecuencia la ineficiencia, errores y una calidad deficiente en la atención al cliente.
Un ejemplo muy claro de esta situación la encontramos en los trámites gubernamentales. Largas filas y tiempos de espera son las razones por las que realizar un trámite gubernamental en México sigue siendo algo tedioso y cansado para los ciudadanos.
De acuerdo con el Instituto Nacional de Estadística y Geografía (INEGI) el 49.2% de los usuarios que acudieron a realizar algún trámite o solicitud de servicio público en 2019 presentaron algún tipo de problema al realizarlo.
Esto coloca a México como uno de los países menos eficientes en la realización de trámites, a partir de datos del Instituto Mexicano para la Competitividad (IMCO).
Además de retrasar la gestión de trámites y la operatividad de los servidores públicos, la utilización de papel aumenta los riesgos de corrupción debido a su facilidad para alterarse o extraviarse.
Con la utilización de los mejores software de gestión documental, las empresas e instituciones públicas pueden incrementar su seguridad y protegerse frente a errores, falsificaciones y pérdidas de información de valor, con las que se pueda vulnerar la integridad de la organización y sus clientes.
La gestión de documentos también es una excelente herramienta para la optimización de recursos, tiempo y dinero. Gracias a su capacidad de almacenamiento y accesibilidad, los usuarios pueden acceder a información centralizada para su manejo en todas las áreas de trabajo.
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Los cinco mejores software de gestión documental
A continuación, te compartimos los cinco mejores software de gestión documental, incluyendo sus características principales, ventajas y desventajas.
1. Microsoft SharePoint
El trabajo en equipo es parte esencial de una empresa y Microsoft SharePoint lo hace posible apoyándose de la inteligencia artificial (IA).
A través de este sistema y la creación de sitios de trabajo se pueden compartir contenidos, archivos, noticias y otros recursos. Esto te permitirá crear carpetas compartidas desde cualquier dispositivo para su consulta en tiempo real y eficientar el trabajo colaborativo.
Sus parámetros de seguridad ofrecen opciones avanzadas para controlar y centralizar toda la información de clientes y proveedores, por lo que solo usuarios determinados pueden visualizar, editar o compartir documentos específicos.
Al ser un sistema basado en la nube, permite almacenar y organizar documentos mediante bibliotecas creadas por los usuarios, así como compartirlas con otros usuarios y acceder a ellas en donde sea que se encuentren. Por esta razón es considerado un sistema flexible y accesible, brindando versiones móviles para iOS, Android y Windows 10 Mobile.
Por último, debes conocer que el software de SharePoint brinda la herramienta de workflows, la cual te facilita llevar el control de los flujos de trabajo y estar al tanto en las diferentes etapas de un proyecto, desde su aprobación hasta su corrección o carga en el sitio web.
2. Dropbox Business
Concentra la información de las empresas en un solo sitio. Con Dropbox Business, los usuarios pueden acceder de forma segura a los datos de la empresa, crear, compartir y guardar archivos.
Entre sus bondades está su panel de monitoreo, con el cual los administradores pueden dar seguimiento a la información, visualizar a las personas conectadas en tiempo real y su actividad en el sitio.
Su gran capacidad de almacenamiento permite alojar archivos de gran tamaño en diferentes formatos, disponibles para su envío en cualquier momento.
3. Google Drive for Work
La versión empresarial de Google Drive está diseñada para el alojamiento de grandes cantidades de datos, con la flexibilidad de ajustarse a las necesidades de cada organización.
Sus controles de seguridad lo convierten en uno de los mejores softwares de gestión documental. Esta funcionalidad permite que los administradores otorguen permisos a determinadas personas para la descarga, edición y visualización de los archivos; además se pueden establecer fechas de vencimiento para los documentos compartidos.
4. Box
Box es una plataforma versátil para la gestión documental, al contar con más de 1500 aplicaciones para el manejo y creación de contenidos, datos e información de valor para una compañía.
Sin importar el tamaño o el dispositivo en el que se encuentren los documentos, Box centraliza la información en un solo lugar, con la facilidad de migrarla de un punto a otro.
Cuenta con paneles para la visualización del progreso, la creación de recordatorios y fechas límite. Los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier dispositivo y compartir o publicar enlaces en línea para su firma al instante.
5. Adobe Document Cloud
No importa el tamaño de tu empresa, Adobe Document Cloud ofrece opciones para compañías en cualquier nivel. Su plataforma permite automatizar flujos de trabajo para la sustitución de tareas manuales e integra funcionalidades para la creación, edición y colaboración de archivos PDF.
Entre sus distintivos está su herramienta de firmas digitales, con la cual es posible autenticar documentos desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
¿Cómo elegir el mejor software de gestión documental?
El primer paso para determinar el mejor software de gestión documental es identificar las necesidades de la empresa y algunos factores internos como los siguientes:
Tamaño de la empresa
Para una empresa pequeña o con poco tiempo de actividad puede ser suficiente un software básico para el almacenamiento de documentos en la nube. Hay que considerar el crecimiento a futuro y si el software seleccionado es flexible conforme al desarrollo de tu organización.
Mientras que las empresas más grandes, con un mayor número de empleados y documentos, necesitarán un software más robusto que les permita gestionar flujos de trabajo, versiones, permisos y roles.
Volumen de documentos
Entre más sea el volumen de archivos mayor será la capacidad de almacenamiento requerida y, por ende, las herramientas de búsqueda necesarias para su búsqueda.
Realiza un análisis de la cantidad de archivos manejados diariamente y evalúa la dificultad que enfrentan los colaboradores al tratar de encontrar los documentos requeridos. Un software de gestión documental te ayudará a encontrar lo necesario sin importar el volumen de datos.
Necesidades de seguridad y acceso
La seguridad de los documentos es un aspecto fundamental para proteger a una organización. Durante el proceso de selección del mejor software de gestión documental, considera las herramientas de acceso y la funcionalidad para tu empresa.
Verifica que los documentos puedan restringirse en distintos niveles y tengan la opción a ser editados, compartidos o eliminados por determinadas personas elegidas por los administradores. Esto te brindará control y certeza de que la información de tu empresa está a salvo.
Integraciones
Actualmente, las empresas utilizan más de una herramienta automatizada para mantener la organización y la correcta operación de los procesos. Por ello, debes asegurar que el software de gestión documental elegido sea capaz de integrarse con otras soluciones, como CRM o ERP, para una gestión más eficiente.
Esto evitará que las organizaciones realicen inversiones innecesarias en el futuro, con la compra de programas costosos y menos efectivos.
Usabilidad y facilidad de uso
La correcta operación de un software de gestión documental se ve directamente influenciada por la preparación de sus colaboradores. Evita complicaciones y elige una herramienta intuitiva y de fácil uso para que los empleados puedan adoptarla rápidamente y utilizarla eficientemente.
Al contar con la solución flexible y personalizable, el equipo trabajará cómodamente, será productivo y organizado.
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¿Cómo alcanzar el éxito con los mejores softwares de gestión documental?
Organizaciones públicas y privadas han eficientado sus procesos tras la integración de los mejores softwares de gestión documental en sus procesos. Un ejemplo de ello es el Instituto Politécnico Nacional (IPN) considerada una de las universidades más reconocidas en México.
Con la implementación de SharePoint, potencializado con otros servicios de Microsoft, el IPN estandarizó su plataforma educativa para que alumnos, docentes y funcionarios pudieran utilizar las mismas herramientas y tuvieran toda la información reunida en un solo lugar.
Otro ejemplo exitoso fue el registrado por el Ministerio de Educación Superior, Ciencia y Tecnología (MESCyT), quien como parte de las estrategias de la agenda digital 2030 implementaron un ciclo de adopción digital en el gobierno de República Dominicana.
La institución incorporó SharePoint en su proceso de transformación digital, con el propósito de alojar el repositorio de documentos online y mantener el trabajo en equipo de forma simultánea y a distancia. Después de su implementación, la institución duplicó el uso de documentos digitales desde un ambiente flexible y seguro.
Estos casos de éxito brindan un panorama de la efectividad alcanzada gracias a los mejores softwares de gestión documental. Cada solución se ajusta a las necesidades de cada empresa y, por tanto, el proceso y los resultados son variables en cada caso.
En Run IT sabemos cómo alcanzar el éxito mediante un manejo eficiente de documentos y la implementación del mejor software de gestión documental, sin importar el tamaño de tu organización.
Si después de este artículo tienes dudas de cuál es la mejor opción para tu empresa, te recomendamos solicitar la asesoría de nuestros expertos en la digitalización de procesos para empresas, incluida la gestión documental.
