¿Qué son los sistemas automatizados de gestión y control de documentos?
Autor:
runitmx
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En la actualidad, la cantidad de información que se genera y almacena alcanza volúmenes impresionantes. Por ello es indispensable, para cualquier empresa, contar con herramientas y mecanismos que les permitan administrar de forma eficiente los datos con los que tratan.
Una de las mejores maneras de hacerlo es por medio de los sistemas automatizados de gestión y control de documentos.
¿Qué es la gestión documental?
Antes de adentrarnos en los sistemas automatizados de gestión y control de documentos, es importante comprender qué implica la gestión documental. En pocas palabras, este término se refiere al conjunto de procesos utilizados para capturar, almacenar, organizar, recuperar y distribuir documentos e información relevante para una organización. Estos documentos pueden ser físicos o digitales e incluyen contratos, facturas, informes, correos electrónicos y más.
¿Cómo funcionan los sistemas automatizados de gestión y control de documentos?
Los sistemas automatizados de gestión y control de documentos utilizan tecnología para simplificar y optimizar los procesos relacionados con la gestión documental. Estos se valen de software especializado, diseñado para gestionar de manera eficiente toda la información de una organización. Algunas de sus principales características y funciones son:
Digitalización total
El primer paso en muchos sistemas automatizados de gestión es digitalizar los documentos, esto incluye a los que se encuentran en estado físico, lo cual implica escanearlos y convertirlos en formatos digitales, facilitando así su almacenamiento y manejo.
Indexación y organización
Una vez que los documentos están digitalizados, el software de gestión documental los indexa y organiza de manera lógica. Esto permite una búsqueda rápida y precisa de la información cuando sea necesario.
Flujos de trabajo automatizados
Mediante el uso de este tipo de sistemas, es posible automatizar los procesos administrativos, asignando tareas, enviando recordatorios y facilitando la colaboración entre diferentes usuarios.
Seguridad
La seguridad de la información es fundamental, por lo que estos sistemas suelen incluir medidas de seguridad avanzadas, como la encriptación de datos y el control de acceso basado en roles, mismo que garantiza que únicamente el personal autorizado podrá consultar o modificar los datos.
¿Cuáles son los beneficios de digitalizar la gestión documental?
La digitalización de lagestión documental a través de sistemas automatizados potencia las capacidades administrativas de cualquier empresa, ofreciendo varios beneficios que vale la pena tomar en cuenta, tales como:
Mayor eficiencia
La automatización de procesos reduce el tiempo y los recursos necesarios para gestionar documentos, lo que aumenta la eficiencia operativa.
Ahorro de espacio
Al eliminar la necesidad de almacenar documentos físicos, las organizaciones pueden ahorrar espacio en sus instalaciones, ya que, en vez de utilizar enormes archiveros repletos de documentos, es posible albergar toda la información en la nube, por medio de apartados de alojamiento.
Accesibilidad mejorada
Con la información digitalizada, es más fácil acceder a los documentos desde cualquier ubicación y en cualquier momento. Esta es otra bondad de almacenar la información en la nube. Este tipo de tecnología te permitirá administrar permisos especiales para que solo el personal autorizado tenga acceso a los datos necesarios.
Mayor certeza y precisión
Los sistemas automatizados de gestión y control de documentos minimizan los errores humanos asociados con la administración manual de archivos, lo que mejora la precisión y la calidad de la información.
Optimiza el trabajo en equipo
Esta tecnología favorece la colaboración entre equipos al permitir el acceso compartido a documentos y la edición en tiempo real, es decir, tu personal podrá estar trabajando en un archivo al mismo tiempo, con la posibilidad de tener visualización totalmente actualizada al instante.
Cumplimiento normativo
Al mantener un registro detallado de todas las actividades relacionadas con los archivos, los sistemas automatizados de gestión y control de documentos ayudan a garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
¿Qué dicen las leyes mexicanas sobre sistemas automatizados de gestión y control de documentos?
En México, la gestión documental está regulada por varias leyes y normas, algunas de las cuales hacen referencia específica a los sistemas automatizados.
Por ejemplo, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares establece requisitos estrictos para el manejo de información personal y requiere que las organizaciones implementen medidas de seguridad adecuadas, incluidos los sistemas automatizados de gestión y control de documentos.
Además, la Ley General de Archivos establece los parámetros para la gestión, preservación y conservación de archivos en el país, lo que incluye la adopción de tecnologías adecuadas para la gestión electrónica de documentos.
De hecho, el 3 de julio de 2015, en el Diario Oficial de la Federación se publicaron los “Lineamientos para la creación y uso de Sistemas Automatizados de Gestión y Control de Documentos”, mismo que señala que las dependencias y entidades del sector público están obligadas a utilizar y promover “el uso de métodos y técnicas que garanticen la localización y disposición expedita de documentos, apoyándose en el uso de las TIC para mejorar la administración de sus archivos”.
En general, las leyes mexicanas respaldan la adopción de sistemas automatizados de gestión y control de documentos, siempre que se cubran ciertos estándares de seguridad y cumplimiento normativo.
Mejora la gestión documental y automatiza procesos administrativos
Los sistemas automatizados de gestión y control de documentos son herramientas poderosas que ofrecen numerosos beneficios para las organizaciones en la era digital.
Desde la mejora de la eficiencia operativa hasta el cumplimiento normativo, estas soluciones ayudan a las empresas a gestionar de manera efectiva el creciente volumen de información.
No obstante, es importante tener en cuenta que la implementación exitosa de estos sistemas requiere una planificación cuidadosa y una atención especial a la seguridad y la privacidad. Por ello es indispensable contar con la asesoría de expertos en la materia, para que te ayuden a adoptar las mejores prácticas y tu empresa aproveche al máximo los beneficios de la gestión documental automatizada.
Si te gustaría conocer más sobre los sistemas automatizados de gestión y control de documentos y cómo pueden ayudarte a optimizar la administración de tu negocio, no dudes en contactarnos y solicitar una asesoría sin costo.
