Una de las tareas más importantes de realizar en una empresa, es la gestión de los recursos, ya que sin ella no sería posible agilizar el flujo de trabajo. La tecnología se ha convertido en el mejor cómplice para las organizaciones que requieren llevar un mejor control de sus recursos y con ello nos referimos al sistema de planificación de recursos empresariales. ¿Quieres conocer más sobre él? Quédate a leer hasta el final.
Qué es un sistema de planificación de recursos empresariales
Un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) juega el papel del cerebro en la empresa. Es un software conformado por aplicaciones encargadas de unificar los datos de varias áreas de la empresa para automatizar sus actualizaciones y crear armonía entre la información, con el objetivo de evitar discrepancias y diferencias entre las bases de datos.
Componentes de un sistema de planificación de recursos empresariales
Al ser un ecosistema de gestión empresarial, se compone de varios elementos destinados a trabajar en conjunto, ya que uno de los principales beneficios del sistema de planificación de recursos empresariales es su capacidad de unificar información y automatizarla. A continuación te desglosaremos cada uno de sus componentes y sus contribuciones al funcionamiento general del sistema.
Gestión de relación con los clientes
Un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) optimiza la información sobre el embudo de ventas y brinda una vista general de la base de datos de clientes.
Este componente del sistema de planificación de recursos empresariales ayudará a que nunca se pase por alto información relacionada con los clientes e incluso le notificará a tu equipo la actividad de los clientes para aprovechar oportunidades de negocios.
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Planificación de la producción
Dentro de empresas en las que se generan productos o se envían pedidos—como fábricas o bodegas de almacenamiento—es mandatorio planificar la producción y este es uno de los beneficios del sistema de planificación de recursos empresariales.
Para evitar errores o retrasos, en la herramienta ERP se ingresan los pedidos requeridos, y esta ayuda a calcular los plazos de entrega y notifica a los involucrados en la ejecución del proceso.
Finanzas
El área de finanzas es uno de los pilares en las organizaciones y por esta razón el uso de un sistema de planificación de recursos empresariales es necesaria. A pesar de que el ERP ofrece la posibilidad de almacenar y automatizar los datos financieros, sí es importante mencionar que debe existir un equipo de expertos que lo supervise.
Cuando se realiza una transacción, el sistema registra los productos o servicios vendidos, las facturas generadas y otros datos relacionados con el sistema contable de la empresa. Aunque algunos ERP ofrecen funciones básicas, otros generan hasta reportes financieros.
Gestión de recursos humanos
No cabe duda de que el capital humano es lo que le da vida a una empresa y es por ello que el sistema de planificación de recursos empresariales contiene un componente que se hace cargo de los asuntos relacionados con recursos humanos.
Con su ayuda es posible observar de manera detallada información como las cargas laborales de los colaboradores, sus vacaciones, incidencias, pagos de nómina, entre otros. Esto le facilita al equipo de recursos humanos la tarea de gestionar mejoras en las condiciones laborales de la organización.
Gestión de la cadena de suministro
Este elemento del sistema de planificación de recursos empresariales se encarga de supervisar la existencia de materias primas, con el fin de asegurar la producción y el cumplimiento de los pedidos. No se debe olvidar que este componente siempre estará alineado con el inventario y el back-end de la empresa.
Gestión de almacenes e inventarios
Una de las características de un sistema de planificación de recursos empresariales es que brinda funciones que ayudan a mantener organizado y actualizado el inventario de las organizaciones.
La importancia de realizar dicha actividad es asegurarse de que haya suficientes productos para satisfacer los pedidos, así como evitar que un exceso de insumos que terminen desperdiciándose.
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Sistema de planificación en diversos modelos de negocio
Acorde con un artículo publicado por Technology Evaluation Centers, 50% de las empresas encuestadas declararon contar con un ERP o planean implementarlo. Todas las organizaciones requieren llevar un control unificado de todos sus departamentos; no obstante, dependiendo del modelo de negocio, es posible que para algunos el ERP sea de mayor utilidad. Estos son solamente algunos ejemplos:
- Servicios públicos: Los servicios públicos deben prestar constante atención a sus activos de capital, por lo que contar con un sistema de planificación de recursos empresariales facilita esta tarea.
- Empresas de servicios: Todas las empresas que se dedican a la prestación de servicios tienen un factor en común: plazos que cumplir. El sistema de planificación de recursos empresariales les ayuda a optimizar su tiempo y los recursos utilizados para llevar a cabo el servicio.
- Mayoristas: Un ERP beneficia a las empresas mayoristas, ya que estas deben centrar esfuerzos en mantener unas finanzas sanas, buena logística y un óptimo inventario.
Sistema de planificación de recursos empresariales: ventajas y desventajas
Poner en práctica un sistema de esta magnitud puede implicar la transformación de la empresa en múltiples aspectos y por esta razón, es necesario considerar las ventajas y desventajas de un sistema de planificación de recursos empresariales.
| Ventajas | Desventajas |
|---|---|
| Automatiza las tareas. | La inversión inicial puede ser costosa. |
| Brinda información para una mejor toma de decisiones. | La capacitación suele ser extensa. |
| No se genera información duplicada. | Se añaden actualizaciones constantemente, ocasionando incremento de costos. |
| Sus componentes se ajustan a las necesidades de cada empresa. | |
| Es compatible con varias aplicaciones. | |
| Mantiene seguros los datos. |
Implementa un sistema de planificación de recursos empresariales
Ahora que ya conoces qué es un sistema de planificación de recursos empresariales, seguramente te preguntes cómo implementarlo en las actividades de tu empresa, pero no te preocupes, ¡estamos por resolver tu duda!
Te presentamos dos alternativas, la primera se trata de integrar un sistema ERP que ya exista en el mercado. Por otro lado, si deseas un ERP personalizado a las necesidades de tu negocio, es mejor que optes por la creación de este sistema, así podrás incluir las aplicaciones de tu preferencia, monitorear y mejorar el desempeño del sistema.
En Run IT podemos en ambos casos, ya sea que busques sincronizar esta nueva herramienta con las que ya existen en tu negocio, así como podemos ayudarte a crear el sistema que tu empresa necesita, de forma más ágil y escalable, así como capacitando a tu equipo de trabajo para su rápida adopción. ¡No dudes en solicitar una asesoría!
