Alcanzar altos índices de eficiencia y productividad es el ideal de cualquier empresa, pero sólo quienes cuentan con las herramientas y estrategias adecuadas lo consiguen.
Hay varios factores implicados en ello, desde la preparación y el desempeño de los colaboradores en sus roles de trabajo, hasta la comunicación y disposición de recursos económicos y tecnológicos de la empresa.
Una de las soluciones que está transformando a las organizaciones es Microsoft Power Automate, un sistema basado en la automatización de flujos de trabajo (y en algunos casos con Inteligencia Artificial (IA) que simplifica los procesos empresariales, reduce tiempos de operación y errores derivados de la acción humana.
En este blog te guiaremos para conocer más de Microsoft Power Automate, y cómo esta herramienta contribuye a simplificar procesos empresariales, liberar tiempo y recursos valiosos para enfocarte en las tareas más importantes.
¿Para qué sirve Microsoft Power Automate?
Imagina que desde una plataforma puedes visualizar las diferentes etapas de tu proyecto, cada uno de los procesos que mantienen la operatividad en tu organización y las personas involucradas en su elaboración. Microsoft Power Automate es esa herramienta, creada para mantener el funcionamiento de una empresa con el mínimo de recursos.
Power Automate es una interfaz de bajo código o low code perteneciente a la suite de Microsoft Power Platform, que opera a partir de flujos de trabajo y plantillas prediseñadas para automatizar tareas manuales repetitivas, normalmente ejecutadas por los trabajadores.
Entre sus funcionalidades destacadas está AI Builder, diseñada a partir de modelos de IA que aceleran y simplifican los procesos. Ya sea que desees responder preguntas a través de chat bots, generar texto o analizar la opinión de tus clientes, esta solución te ayudará a hacerlo en cuestión de minutos.
¿Por qué deberías usar Microsoft Power Automate?
La incursión de la inteligencia artificial se ha convertido en una prioridad para muchas organizaciones, sin embargo, un estudio realizado por Oxford Economics reveló que sólo alrededor del 10% de los encuestados ha implementado por completo este tipo de tecnologías en sus procesos de trabajo.
Quedarse fuera no es una opción, y entre más preparada esté una organización mejor responderá ante los desafíos del futuro. Entre las principales ventajas de la automatización de flujos de trabajo con Microsoft Power Automate se encuentra:
Reduce los costos de tus operaciones
La implementación de herramientas de automatización de flujos de trabajo permiten reducir significativamente la inversión económica, al no ser necesaria la contratación de personal encargado de tareas repetitivas, como el envío de correos electrónicos, la elaboración de facturas o el seguimiento de datos.
Al disminuir las tareas manuales también disminuyen los recursos materiales, como el papel, la tinta para impresiones y los envíos de documentos por paquetería. Estos recursos conllevan procesos repetitivos e innecesarios que a largo plazo representan gastos importantes para la organización.
Ahorra tiempo y reduce errores humanos
Los procesos manuales dependen de la ejecución y percepción humana, con lo que se incrementa la tasa de errores y, por ende, el tiempo de ejecución. De acuerdo con un estudio realizado por Forrester, las empresas que gozan los beneficios de Microsoft Power Automate han reducido los errores hasta un 27.4%, debido al aumento de la automatización.
Microsoft Power Automate ejecuta una o más tareas simultáneamente sin la necesidad de involucrar al personal. De esta manera el equipo se puede involucrar en tareas que aporten valor a la empresa, como la creación de estrategias y conceptos creativos.
Además, cuenta con un sinfín de conectores los cuales nos ayudan en la interacción de elementos de apoyo para integrarlos en los flujos automatizados.
Mejora de la colaboración y comunicación en equipo
Desde una sola plataforma es posible manejar el flujo de trabajo de una organización, no importa cuál sea su tamaño. Con los flujos de nube de esta herramienta de trabajo los colaboradores pueden trabajar en equipo, interactuar en tiempo real y consultar el estatus de proyectos específicos. Esto mediante la integración de Microsoft Power Automate para Microsoft Teams.
Facilidad de seguimiento y análisis de datos
Microsoft Power Automate facilita el seguimiento y análisis de datos, lo que te permitirá tomar mejores decisiones para el futuro de tu empresa.
Algunos casos útiles para estos efectos es el seguimiento de respuestas en formularios para el envío de notificaciones a través de correo electrónico; o el almacenamiento de datos adjuntos de correo electrónico en carpetas alojadas en la nube.
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Ejemplos de automatización de flujos de trabajo con Microsoft Power Automate
Power Automate responde a los requerimientos de las diferentes áreas de una empresa, como ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, entre otras. Algunas de las tareas automatizables más básicas van desde el seguimiento de un mensaje, la programación de una respuesta y el almacenamiento de un mensaje.
Entre las funcionalidades avanzadas se encuentra el análisis de respuestas de correos electrónicos, la creación de tareas a partir de mensajes y el análisis de tweets a partir de Power BI.
La creación de bots y texto mediante el modelo GPT son algunas de sus soluciones más innovadoras, capaces de responder al desarrollo de las medianas y grandes empresas.
Por ejemplo, un investigador puede recurrir al resumen de texto para el envío de informes simplificados a su correo electrónico. Mientras que un gerente de marketing tiene a su alcance palabras clave y tendencias para la creación de contenido.
¿Cómo empezar a utilizar Microsoft Power Automate en tu empresa?
La implementación de nuevas tecnologías en una organización no es tarea fácil y requiere de compromiso y plan de trabajo claro, con objetivos y métricas, para la obtención de resultados favorables.
Sin importar el estado de madurez digital en el que se encuentre tu empresa, en Run IT podremos orientarte para lograr la implementación personalizada de herramientas de Microsoft Power Platform, incluido Power Automate.
Ya sea que inicies con una evaluación de los procesos internos o el establecimiento de mejores prácticas, Run IT tiene las soluciones tecnológicas que necesitas para lograr una verdadera transformación.
