La insatisfacción de los usuarios, la incidencia recurrente de errores y la falta de comunicación entre los equipos de trabajo son algunos síntomas de procesos ineficientes en las empresas.
A corto plazo esto puede tener repercusiones casi imperceptibles, pero con el paso del tiempo las consecuencias llegan a convertirse en pérdidas económicas irreversibles e inclusive el fracaso total de las organizaciones.
Esto ha llevado a poner el foco de atención en la optimización de procesos empresariales a través de distintos métodos y herramientas, incluidos los flujos de trabajo.
En este artículo te explicamos qué es un flujo de trabajo y de qué manera ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos comerciales, incrementar la productividad y elevar la satisfacción de los usuarios.
¿Qué es un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo —o workflow en inglés— es un conjunto de pasos que permite visualizar una tarea desde el inicio hasta el final de su elaboración. Es una herramienta que simplifica a manera de listado o panel visual los pasos involucrados en un proceso, con el objetivo de llevar un seguimiento, supervisión y validación de cada uno de ellos.
Los flujos de trabajo son personalizados, acorde a los objetivos de cada empresa, por lo que no existe un modelo único. A rasgos generales, un workflow se divide en seis etapas:
- Selección del proceso o proyecto a seguir
- Recopilación de datos sobre el proceso (participantes, áreas involucradas, recursos o herramientas tecnológicas)
- Asignación de tareas
- Desarrollo del proyecto
- Seguimiento y revisión
- Entrega de informes o resultados
¿Cuáles son las ventajas de utilizar un flujo de trabajo?
Un flujo de trabajo es una excelente iniciativa para visibilizar y potenciar el desarrollo de proyectos organizacionales. Algunas de las ventajas más destacadas son:
- Incremento de la productividad
- Agilidad en la entrega de proyectos
- Mejora continua
- Mayor visibilidad de los proyectos a todos los integrantes de la organización
- Disminución de errores humanos durante la entrada de datos
- Incentiva la comunicación entre los equipos de trabajo
- Reduce los cuellos de botella
- Mejora la experiencia del cliente
- Enfoca la atención de los colaboradores en tareas de valor
5 mejores prácticas para crear flujos de trabajo efectivos
Identificar los cuellos de botella de la organización:
Los cuellos de botella entorpecen el trabajo de las organizaciones, debido a la falta de continuidad en las tareas o la acumulación de solicitudes y pendientes, por mencionar algunos ejemplos.
Un flujo de trabajo permite identificar las tareas de un proyecto que se encuentran detenidas o las personas que no están cumpliendo con las responsabilidades asignadas. Con esto se favorece la productividad y la entrega a tiempo de los proyectos programados.
Te recomendamos: Optimización de procesos, cómo hacerlo exitosamente
Documentar la información recabada:
La documentación durante un flujo de trabajo es una herramienta útil para comprender todos los elementos y acciones involucradas en un proceso. Las listas o los diagramas visuales con algunas alternativas para llevarlo a cabo con éxito.
Fomentar la comunicación:
Los flujos de trabajo incentivan la comunicación de los equipos. El feedback o retroalimentación al término de las diferentes tareas efectuadas es una excelente vía para potenciar la colaboración y realizar las mejoras necesarias en cada proyecto desarrollado.
Capacitar a los integrantes de la organización:
Un flujo de trabajo conlleva una reorganización de la cultura empresarial, la cual no solo implica modificaciones en los roles de trabajo, sino también en las herramientas tecnológicas adoptadas.
La capacitación periódica de los colaboradores ayudará a utilizar los flujos de trabajo correctamente, desempeñar las funciones asignadas con eficiencia y adoptar tecnología con profesionalismo.
Adoptar herramientas de automatización:
Las herramientas automatizadas aceleran los flujos de trabajo mediante la eliminación de tareas manuales repetitivas. Con ello se disminuyen los errores, se ahorra tiempo y se redirige la atención de los colaboradores hacia acciones de valor para la empresa o el proyecto.
Un estudio de Zapier revela que la principal razón por la que los trabajadores utilizan la automatización es para ahorrar tiempo. La estadística indica que los especialistas en marketing ahorran hasta 25 horas a la semana, los profesionales de TI hasta 20 horas a la semana y los representantes de RR. HH. ahorran 8 horas a la semana.
Por ejemplo, Microsoft Power Automate es una plataforma de automatización de flujos de trabajo que permite optimizar los procesos de toda una organización y centrar la atención en las tareas verdaderamente importantes.
Conoce más: Automatización de procesos empresariales, todo lo que debes saber
Implementa flujos de trabajo efectivos en tu negocio
Los procesos son inherentes a cualquier organización, lo cual significa que cualquiera puede gozar de los beneficios de la automatización de los flujos de trabajo. El primer paso es tener claros los objetivos de cada proyecto y la disposición para llevar a cabo transformaciones en los métodos de trabajo.
En Run IT nuestros expertos se encargan de analizar y optimizar cada uno de los procesos involucrados en tus proyectos, para así crear flujos de trabajo optimizados con el poder de la tecnología de Microsoft Power Automate.
Solicita una asesoría y descubre todo lo que la tecnología puede hacer por ti.
