Cada vez son más las empresas que deciden automatizar procesos manuales para lograr la optimización de recursos y acercarse a sus metas comerciales. En esta ocasión te invitamos a descubrir 7 beneficios que la automatización de procesos manuales le brindará a tu negocio. ¡Continúa leyendo!
¿En qué consiste automatizar procesos manuales?
Automatizar procesos manuales consiste en dejar en manos de herramientas como softwares y equipos tecnológicos el desarrollo de procedimientos que eran realizados por personas.
Las automatizaciones se implementan con el objetivo de alcanzar metas como el incremento de eficiencia, brindar un mejor servicio al cliente, elevar la satisfacción de los colaboradores respecto a sus cargas de trabajo, entre otros.
De acuerdo a varias fuentes de información, la automatización de procesos conlleva una serie de pasos para ser concretada correctamente, pero ProcessMaker lo resume en 4 partes:
- Análisis
- Aplicación
- Integración
- Mantenimiento y asistencia
Beneficios de automatizar procesos manuales
Cuando una empresa decide automatizar procesos manuales, se embarca en un viaje sin retorno que le ofrecerá beneficios a la totalidad de la organización, ya que las actividades y responsabilidades de los departamentos están conectadas y crean un efecto dominó de consecuencias positivas.
A fin de que conozcas los beneficios principales de automatizar procesos manuales en los corporativos, te los enlistamos a continuación.
Optimización del presupuesto
Una de las principales razones por las que se opta por automatizar procesos manuales es el factor económico.
Es muy útil emplear la automatización para sacar el mejor provecho del presupuesto empresarial, debido a que es posible delegarle a la tecnología las actividades ejecutadas por un equipo de varios colaboradores e identificar pasos innecesarios que generan un desperdicio de recursos dentro de los procesos.
Ahorro de tiempo
El propósito central de automatizar procesos manuales es optimizar la gestión de tiempo y obtener el mejor provecho de él.
La mayoría de los procedimientos manuales implican la inversión de largos periodos de tiempo en su ejecución y supervisión, lo que limita el número de actividades de los colaboradores en su jornada laboral. Por ello, cuando los procesos se automatizan, ser abre paso a que los empleados se enfoquen en actividades estratégicas que brindan verdadero valor al negocio.
Prevención de errores
Cuando los humanos se hacen cargo de actividades como conteos, inventarios o introducir datos, existe la probabilidad de que comentan errores debido a factores como el cansancio y la distracción.
Los errores en un proceso de cualquier tipo generan desperdicio de recursos y tiempo, es por ello que su prevención es otro de los beneficios que obtienen las empresas al automatizar procesos manuales.
Monitoreo del desempeño
La acción de automatizar procesos manuales también tiene como objetivo medir el desempeño y la agilidad de los procedimientos. Los datos obtenidos en los reportes sirven para identificar áreas de oportunidad en dichos procesos y trabajar en mejoras que serán implementadas en un futuro cercano.
Aumento de buena comunicación
Una vez que los procesos comienzan a ejecutarse automáticamente, es posible generar informes que brindan visualización en tiempo real en el avance de las tareas, lo que contribuye a mejorar la comunicación entre los departamentos de la organización y mantener sintonía respecto al avance de los proyectos.
Priorización de actividades
Automatizar procesos manuales hace posible la priorización de tareas, ya que al poner en marcha esta práctica, se debe analizar cuáles son los procesos que—además de ser prioritarios—pueden ser ejecutados por la tecnología de automatización.
Al realizar una priorización de actividades adecuada, se observarán resultados en la disminución de desperdicio de recursos y el incremento de eficiencia por parte de los colaboradores.
Integración con diversos sistemas
Desde hace algunos años es muy sencillo acceder a sistemas y aplicaciones, por lo que la automatización no es la excepción. Automatizar procesos manuales con ayuda de softwares te brindará la facilidad de acceder a reportes desde dispositivos móviles y sincronizarlos con los sistemas internos de tu empresa.
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¿Qué procesos manuales son óptimos para automatizar?
McKinsey & Company realizó un análisis sobre el futuro de la automatización, empleo y productividad, en el que se concluyó que los procesos manuales con mayor potencial de automatización son las actividades físicas predecibles, el procesamiento y la compilación de datos.
La plataforma Microsoft Power Automate puede automatizar las tareas de áreas como finanzas, recursos humanos, ventas, mercadotecnia y más. Algunos de los procesos manuales que se pueden automatizar son los siguientes.
- Descarga y almacenamiento de datos adjuntos en correos.
- Gestión de solicitudes de recursos humanos.
- Creación de tareas de gestión.
- Configuración de alertas.
- Notificación sobre contenido relevante publicado en redes sociales.
- Automatización del proceso de revisión, aprobación y corrección de proyectos.
¿Cómo automatizar procesos manuales?
Para comenzar la automatización de procesos manuales se requiere el uso de softwares de automatización, y es una tarea que— al ser el epicentro de la productividad para una empresa—debe ser realizada con la ayuda de expertos que guíen a las organizaciones y recomienden los sistemas indicados para implementar la automatización.
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