La automatización se ha convertido en una aliada empresarial en los últimos años. Sin importar el tipo de industria o el modelo de negocio, la tecnología es considerada una pieza fundamental en los procesos de trabajo por su poder transformador y acelerador en el alcance de resultados.
Una encuesta realizada por McKinsey & Company, en 2022, indica que el 70% de las organizaciones están probando una o más herramientas de automatización, frente al 66% en 2020 y el 57% en 2018. Las cifras demuestran un incremento en la adopción de tecnologías para la automatización de procesos de negocio.
Los principales motivos que incentivan la automatización de procesos de negocio es lograr la máxima eficiencia en las operaciones y mejorar la experiencia de los clientes. Cada organización persigue metas distintas, por lo que las herramientas y los mecanismos de implementación son distintos en cada caso.
En este artículo exploraremos cómo la automatización de procesos de negocio permite optimizar la eficiencia empresarial, genera resultados positivos a largo plazo e incrementa la productividad.
¿Cómo lograr la optimización empresarial por medio de la automatización de procesos?
La clave para lograr una automatización de procesos de negocio exitosa es hacer de ella una prioridad estratégica. Esto significa que la empresa debe desarrollar un modelo integral en el que la tecnología se incluya en todos los aspectos de la empresa, esté alineada con los valores organizacionales y los roles de trabajo de los colaboradores.
A continuación te mostramos cuatro pasos esenciales durante la implementación de tecnología de automatización en procesos de negocio.
Identifica los procesos a optimizar
¿Sabes cuánto tiempo pierde tu organización en tareas manuales repetitivas? La realización de facturas, la recopilación de datos y la atención personalizada al cliente son algunas de las tareas más comunes efectuadas por las empresas, que al llevarse a cabo manualmente pueden significar grandes pérdidas de tiempo y dinero.
El primer paso en la automatización de procesos de negocio es identificar las actividades a mejorar, que por su naturaleza requieran una inversión alta de tiempo, o aquellas que corren el riesgo de tener errores humanos.
Esta etapa es conocida como análisis de procesos y es el punto de partida para conocer las deficiencias de una organización, evaluar el potencial de mejora y el retorno de inversión esperado al automatizar dichos procesos.
Elige las mejores herramientas de automatización
Una vez identificados los aspectos a mejorar, es momento de hacer un análisis de las diferentes tecnologías disponibles para la automatización de procesos de negocio.
La automatización robótica de procesos (RPA), los sistemas de gestión de flujos de trabajo y los bots de software —también conocidos como chatbots— son algunas de las soluciones de automatización que pueden ayudar a agilizar los procesos empresariales y reducir la carga de trabajo manual.
Por ejemplo, los sistemas de gestión de flujos de trabajo permiten programar proyectos, establecer fechas de entrega y asignar tareas y roles automáticamente. De este modo las empresas pueden mantener su atención en las tareas estratégicas que aporten valor a las metas del negocio.
Por otra parte, las herramientas de RPA brindan como principal beneficio mejorar la organización de los procesos empresariales mediante la automatización de las distintas fases que lo integran. Son capaces de atender correos, crear documentos y revisar archivos lo cual acelera el tiempo de respuesta y la entrega de resultados.
Un estudio realizado por Forrester reveló que las empresas que incorporaron herramientas de RPA en sus organizaciones mostraron un incremento de ingresos superior al 50%. Esto se vio directamente influenciado por la reducción de errores en los procesos manuales y las disminución en los tiempos de entrega.
Implementa la tecnología seleccionada
Después de seleccionar la herramienta de automatización de procesos de negocio indicada, es tiempo de implementarla en tu organización.
Para garantizar el éxito es importante diseñar una planificación en la que se consideren varios aspectos como la capacitación del personal, el monitoreo de resultados y la optimización de la tecnología seleccionada.
Las investigaciones aseguran que las estrategias de automatización exitosas se enfocan en adquirir talento especializado en los roles a desempeñar, además de brindar capacitaciones y actualizaciones continuas a sus trabajadores, con el objetivo de sacar el máximo provecho a la tecnología de automatización.
Aprovecha al máximo sus beneficios
Son muchos los beneficios de la automatización de procesos de trabajo, principalmente en términos de eficiencia y productividad empresarial. Entre estos destacan:
- Reducción de errores humanos
- Minimización en los tiempos de ejecución
- Agilización en la comunicación y colaboración
- Mejora en la gestión de datos
- Incremento en la satisfacción de clientes y empleados
- Disminución de costos operativos
Al hacer de la automatización una prioridad estratégica, las organizaciones pueden escalar sin importar su tamaño.
Para lograr todos estos beneficios y alcanzar el aprovechamiento máximo de esta tecnología es indispensable contar con un proceso de implementación y adopción efectivos, tomando en cuenta las consideraciones mencionadas previamente.
El secreto de una automatización exitosa
Entre los casos de éxito está el banco italiano illimity, que mediante herramientas de automatización aceleró su tiempo de respuesta a solicitudes de préstamos, con lo cual ahorró 15 horas al mes en el procesamiento de datos, de acuerdo con los casos de uso publicados por Microsoft Power Automate.
El uso de tecnología para lograr la automatización de procesos de negocio, como Microsoft Power Platform, brinda la oportunidad de obtener un retorno de inversión (ROI) de hasta 140%, con base en un estudio realizado por Forrester, The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Platform Premium Capabilities. El crecimiento depende de cada empresa.
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