En la actualidad, la automatización de procesos es una herramienta importante para las organizaciones y la clave detrás de la eficiencia operativa. En este blog conocerás todo lo que debes saber acerca de qué es un sistema automatizado y por qué es una excelente iniciativa para implementar en tu empresa.
Qué es la automatización de procesos
La automatización de procesos es el uso de programas e interfaces para realizar procedimientos que anteriormente se llevaban a cabo de manera manual.
En la mayoría de las ocasiones se opta por automatizar los procesos que se conforman de pasos repetitivos, así como aquellos que le restan tiempo a los colaboradores en su jornada laboral, logrando que se enfoquen en actividades que requieren atención personalizada.
Beneficios de la automatización de procesos
Los procesos automatizados son capaces de brindar múltiples beneficios a las organizaciones, y la buena noticia es que la automatización se adapta a los distintos procedimientos de empresas de todas las industrias y tamaños. En la lista que encontrarás a continuación, te compartiremos 4 de las ventajas que podrás disfrutar al contar con la automatización de procesos.
Eleva la satisfacción de los colaboradores y clientes:
Con la automatización de procesos, los colaboradores notarán una reducción en sus respectivas cargas de trabajo. Por su parte, los clientes se sentirán satisfechos con la eficiencia del servicio, pues no deberán esperar mucho tiempo para que productos y servicios sean entregados a tiempo o incluso sus dudas sean resueltas.
Reducción de costos:
Los procesos automatizados no requieren de constante supervisión humana o ser complementados con recursos que sí serían necesarios en caso de realizar el procedimiento de manera tradicional.
Procesos más transparentes:
Otra de las ventajas es la transparencia que ofrecen, debido a que todos los colaboradores autorizados pueden ver las acciones y pasos realizados, así como el cotejo de los resultados.
Tareas realizadas con mayor eficacia:
Si los procesos se automatizan de la manera correcta, será posible que los errores se eliminen por completo y esto evitará que se desperdicien recursos y las actividades sean concluidas eficazmente.
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Tecnología para la automatización de procesos
Es importante resaltar que la automatización de procesos no podría ser materializada sin la ayuda de distintas tecnologías que tienen como objetivo crear flujos de trabajo y realizar procesos repetitivos.
Actualmente, el mercado de automatización se ha expandido globalmente para satisfacer las necesidades de las organizaciones. La empresa Mordor Intelligence realizó un análisis sobre participación y tamaño del mercado de automatización de procesos digitales tendencias de crecimiento y pronósticos (2024-2029) en el que se concluyó que América, Asia y Oceanía son los continentes con mayor presencia de tecnologías para la automatización de procesos digitales.
Conoce la tecnología RPA
La primera tecnología de la que hablaremos es de la Automatización Robótica de Procesos (RPA). Esta tecnología ha sido diseñada para ejecutar automáticamente procesos repetitivos de escritorio e interactuar con aplicaciones para transferir información las 24 horas del día.
Con el objetivo de obtener procesos automatizados excepcionales, solamente será necesario indicarle a la tecnología RPA cuáles son las reglas que debe seguir al ejecutar cada uno de los pasos.
Implementa RPA con ayuda de Microsoft Power Automate
La herramienta Microsoft Power Automate crea flujos de trabajo automatizados para simplificar procesos comerciales y administrativos, algunas de estas tareas son: compilación de datos, clasificación de notificaciones, procedimientos de pedidos y facturación, configuración de notificaciones, entre otras.
Forrester Consulting llevó a cabo un estudio titulado The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Platform Premium Capabilities en el que se obtuvieron altos porcentajes de personas encuestadas que estuvieron de acuerdo en que la plataforma Microsoft Power les ayudó a mejorar y facilitar ciertos procesos.
Fuente: The Total Economic Impact™ of Microsoft Power Platform Premium Capabilities
¿Cómo adoptar la automatización de procesos?
Es bien sabido que la automatización de procesos es capaz de elevar la eficiencia de las actividades que se realizan en los distintos departamentos de una empresa; sin embargo, para poner en práctica el uso de nuevas tecnologías es crucial apoyarse de un plan cuidadosamente diseñado. Las consecuencias de no seguirlo al pie de la letra podrían implicar retrasos y el incremento de errores en los procesos.
A continuación te compartiremos los pasos recomendados para adoptar la tecnología RPA de manera exitosa.
Evaluación de necesidades
En primera instancia, expertos en la materia realizan una evaluación para identificar las debilidades y áreas de oportunidad que tiene cada empresa, de esta manera será posible presentar un plan personalizado de automatización y garantizar su eficacia.
Diseño e implementación
Una vez que se han definido las áreas a mejorar, es necesario comenzar a diseñar la estrategia. En esta fase se definen cuáles son las áreas de la empresa en las que se implementarán los procesos automatizados, por lo que también es importante considerar capacitar a los líderes y colaboradores para pasar a la fase de implementación.
Monitoreo y optimización
Durante la fase de implementación entra en acción el monitoreo y la optimización. Lo primordial es vigilar cuál es el progreso de la automatización de los procesos y reconocer si existen fallas o pasos que retrasen el procedimiento. Una vez que estos errores son identificados, se comienza a trabajar en su optimización para lograr que los recursos se aprovechen al máximo.
Cabe destacar que esta fase de monitoreo y optimización debe repetirse las veces que sea necesario, esto con el objetivo de añadir mejoras continuas y perfeccionar la automatización de procesos. En caso de que tu empresa atraviese una fase de crecimiento, se recomienda prestar mayor atención a la revisión de esta fase, pues solo así reconocerás las nuevas necesidades en cuanto a la automatización.
Run IT, tus aliados en la automatización de procesos
El primer paso para transformar digitalmente tu empresa con ayuda de la automatización es encontrar el proveedor y asesor ideal, pues como mencionamos anteriormente, es esencial contar con la asesoría de una empresa experta en la materia para garantizar que los procesos automatizados se ejecuten adecuadamente.
¡Run IT es el aliado que estás buscando! Si deseas que tu organización de un paso más hacia el futuro de la tecnología, acércate a nosotros, solicita una asesoría y comienza a notar la transformación digital en tu empresa.
