Las empresas están expuestas a riesgos que vulneran sus sistemas y herramientas cuando realizan una transformación digital. Situaciones de peligro como el shadow IT pueden estar presentes en las organizaciones sin que los directivos lo noten—o al menos no de manera inmediata—y es un problema que comienza en una escala pequeña, pero que gradualmente podría convertirse en una amenaza mayor.
En este blog te contaremos qué es el shadow IT y por qué es esencial que no lo dejes pasar por alto, así que te invitamos a seguir leyendo.
¿Qué es el shadow IT?
El shadow IT es un término en inglés que se traduce como tecnología invisible y se refiere al uso no autorizado de softwares, dispositivos móviles y servicios SaaS por parte de los colaboradores.
Esto sucede porque las personas consideran que algunos procesos de solicitud son demasiado tediosos y es una mejor alternativa ignorarlos para implementar herramientas digitales a fin de agilizar el flujo de trabajo.
Algunos ejemplos de esta práctica pueden ser:
- Uso de dispositivos personales para realizar encomiendas laborales.
- Transferir información a través de dispositivos USB.
- Envío de mensajes por plataformas de mensajería como WhatsApp o Telegram.
- Instalación de aplicaciones no autorizadas en los hardwares de la organización.
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Consecuencias del shadow IT
A pesar de que el shadow IT—en la mayoría de las ocasiones—es llevado a cabo con el fin de agilizar procesos, puede causar una gran desestabilización en la seguridad de la empresa y poner en riesgo una gran cantidad de datos. Incluso es una práctica más común de lo que se cree, pues un estudio realizado por Uniqkey revela que el 80% de los colaboradores hacen uso de servicios SaaS sin obtener la aprobación del equipo TI de sus respectivas empresas.
A continuación descubrirás cuáles son las consecuencias de permitir la práctica de la tecnología invisible en las empresas.
Robo de datos confidenciales
La práctica de tecnología invisible o uso de plataformas y dispositivos no autorizados puede dar paso a una situación en la que múltiples datos confidenciales queden expuestos en las manos de personas que deseen hacer mal uso de ellos.
Por ejemplo, en el caso de transferir datos con ayuda de dispositivos USB o descargar aplicaciones de cualquier tipo, la información y hardware de la empresa se ve en peligro, pues existe la posibilidad de que el USB se pierda, sea robado o un virus acceda a la computadora al momento de descargar aplicaciones no aprobadas por el equipo de tecnología.
Infringimiento de leyes
Si en tu empresa existe shadow IT, se corre el riesgo de pasar por alto alguna ley sin que lo sepan los altos mandos.
Uno de estos casos puede ser la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares, que estipula que cualquier persona física o moral de carácter privado debe proteger los datos recopilados de clientes actuales, potenciales, así como de proveedores.
Resulta común que este tipo de faltas pasen por alto, hasta que escala a consecuencias graves, por ejemplo, que algún cliente denuncie el mal uso de sus datos personales, y en consecuencia la empresa puede recibir una multa.
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Falta de control y duplicación de información
El shadow IT puede provocar que la información de la empresa se esparza en distintos dispositivos o servidores y esto dificulte el acceso a ella.
En caso de que se logre acceder a la información o los documentos de la organización, es probable que se dupliquen, ya que si un colaborador los modifica, los almacena en un sitio autorizado y otro hace lo mismo, pero la almacena en un sitio distinto, la información no será congruente y ocasionará confusiones en un futuro.
Detecta si tu empresa sufre Shadow IT
Ahora que ya conoces qué es el shadow IT, es importante que aprendas a reconocerlo en tu organización, ya que tanto a corto como a largo plazo puede generar conflictos en las operaciones de tu empresa. Microsoft recomienda identificarlo a través de 3 pasos:
- Descubrir e identificar.
- Evaluar y analizar.
- Gestionar y monitorear.
También puedes llevar a cabo este proceso tomando en cuenta los siguientes puntos.
Realiza un inventario de las aplicaciones y dispositivos
El primer paso para identificar la existencia de shadow IT es realizar un inventario de los dispositivos empleados en la organización, así como de las aplicaciones. Esto servirá para revisar si existen herramientas digitales que los colaboradores emplean y que no están incluidas en el plan de transformación digital de la organización.
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Verifica accesos y gestiónalos
Después de realizar el inventario de las aplicaciones, es necesario revisar cuáles son los usuarios que tienen acceso a ellas para asegurarte de que no existan usuarios sin autorización de acceso que naveguen y obtengan datos de la organización.
Si encuentras alguno, será necesario que tomes medidas más estrictas y gestiones los controles de acceso de tus colaboradores.
Encuesta a los colaboradores
Escuchar activamente a tus colaboradores también es una estrategia efectiva tanto para evitar la tecnología invisible como para identificar su uso. De esta manera, sabrás si tus colaboradores consideran que los procesos de autorización de herramientas digitales son demasiado largos o incluso si tienen sugerencias de aplicaciones y dispositivos que pueden agilizar las cargas de trabajo.
Después de realizar las encuestas correspondientes con los colaboradores, dedícate a investigar más sobre las herramientas que hayan recomendado y si consideras que son eficientes y seguras, analiza seriamente en implementarlas oficialmente.
Emplea herramientas de seguridad
Identificar el uso de shadow IT puede ser un proceso que conlleve varios meses, así que si al momento de realizar un inventario de manera manual no encuentras aplicaciones o accesos no autorizados, no te preocupes, también puedes hacer uso de herramientas de seguridad para identificarlos de manera automática.
Estos softwares están diseñados para gestionar de manera automatizada la asignación de permisos y gestionar las identidades de los usuarios.
Evita el Shadow IT con una estrategia de digitalización efectiva
La tecnología invisible no será una amenaza para tu negocio si desde un inicio aplicas un plan de digitalización correcto. La mejor manera de lograrlo es con la ayuda de expertos de Run IT. ¡Contáctanos y agenda una asesoría!
